Grundsätzlich ist eine Anreise am Freitag nachmittag/abend, also nach der Arbeit, sehr kompatibel mit den meisten hier. Dann müssen die wenigsten Urlaub nehmen. Was der Spontanität zuträglich ist.
Samstag, tagsüber Tour
Abends, (Gast)Wirtschaftskunde
Sonntags, Abreise.
Feiertage als Brücke machen im Sauerland wenig Sinn, dazu sind die Strecken zu kurz um da mehrere Tourtage draus zu machen. Außerdem ist es dann bei schönem Wetter zu voll in dem doch recht kleinen aber attraktiven Naherholungsgebiet.
Ich würde daher für ein Wochenende außerhalb der Ferien und außerhalb eines Brückentages plädieren.
Zeitraum? Sobald es das Wetter zuläßt. Das heißt Temperarturen im guten zweistelligen Bereich und kein Regen. (ab März?)
Hotel, sauber und gutes Essen im Hause oder fußläufig in der Nähe. Um Gottes willen keine heruntergekommene "Bikerunterkunft" aber auch keine Fünf Sterne, weil das wollen viele auch nicht. Gutbürgerliche Mitte ist angesagt

Da gibt es im Sauerland gute Adressen. Und natürlich alle in ein Hotel, wegen der gemeinsamen Teilnahme an der Wirtschaftskunde
Entweder jeder bucht dann in dem Hotel selber oder aber über Dich, das kannst Du Dir aussuchen.
Gut wäre eine Teilnehmerliste um zu sehen wer alles erscheint.
Grüße
Rudi